top of page

De volle agenda valkuil (een andere kijk op werk)


Ik beschouw mezelf niet als een man dat pretentieus doelen najaagt en daarbij alles zo plant en indeelt dat het halen van de gestelde doelen een vanzelfsprekendheid wordt. Ik ben eerder iemand die doelen verafschuwt omdat het mij een gevoel geven dat ik iets MOET.

En toch boek ook ik vooruitgang, dat is fijn om te weten, want ondanks mijn haat liefde relatie met werken groeit mijn bedrijf en zijn mijn klanten tevreden en zo ook mijn medewerkers.

Hoe komt het dat er sprake is van vooruitgang terwijl ik nauwelijks doelen stel en mijn tijd niet effectief benut?

Om deze vraag te beantwoorden moeten we o.a. stil staan bij het begrip 'effectiviteit'.

Wat is effectiviteit en waneer bij je effectief bezig?

Effectiviteit heeft volgens mij niets te maken met je agenda helemaal vol proppen met afspraken of met dingen die gedaan moeten worden.

Ik ben van mening dat minstens 60 procent van 'het werk' dat wij doen ons niet echt vooruit brengt dus waarom zou ik mijn agenda volproppen met 'doen dingen'?

Laat ik de stelling hierboven even zelf uitdagen, denk goed na over de volgende vragen. Hoeveel van het werk wat jij doet vind je zelf toedoen? En hoeveel van het werk wat jij doet doe je enkel uit plichtbesef voor je baas of je chef?

Mijn medewerkers krijgen met mij te maken als ze na een dienst niet hebben gerapporteerd. Rapporteren is belangrijk krijgen ze te horen maar niemand tot nu toe heeft mij gevraagd waarom dit zo is, en wat ik doe met al die dagelijkse rapportages. Dat ze het rapporteren niet in twijfel stellen verbaast mij want meerdere keren heb ik mij dat afgevraagd. In mijn leven heb ik zo vaak moeten rapporteren maar wat gebeurt er met al die rapportages, wie leest ze en waarom.

Natuurlijk is rapporteren niet het beste voorbeeld om aan te halen aangezien ik zelf het nut daarvan inzie maar ik zou het fijn vinden als mijn medewerkers kritischer naar ons werk zouden kijken en bij elke taak de vraag zouden stellen: waar dient dit voor? brengt dit ons verder? Tot welke doel dienst dat wat ik nu doe.

Je ziet het, ik ben een groot voorstander van zelfbewust bezig zijn. Later zal ik uitleggen waarom ik dat ben, het heeft te maken met gezond bezig zijn en het voert terug naar de tijd waarin ik opgroeide binnen een gezin van hard werkende mensen.

Nu even naar het begrip 'agenda'.

Jawel, ik heb een agenda, sinds kort trouwens, zo'n ding dat voor je zou moeten werken maar dat bij oneigenlijk gebruik kan voelen als een ketting aan je voeten.

Dat ik een agenda heb betekent hier niet dat ik dienstbaar moet zijn aan dit machtig instrument, ik ben van mening dat de agenda mij dienstbaar moet zijn en niet andersom. En toch zie ik om mijnheer mensen die zich door hun agenda laten leiden, ze rennen achter hun agenda en hun afspraken alsof ze een bus hebben die ze niet mogen missen.

En zo is dat ook vaak.

En dus plan ik zo min mogelijk in en doe precies dat wat gedaan moet worden en niet meer dan dat. Want ik ben een voorstander van een agenda dat voor je werkt en niet van de ketting aan je voeten of de bus die je MOET halen.

En weet je wat het mooiste is van mijn aanpak? Het werkt, althans...het werkt voor mij. Het werkt omdat het mij het gevoel geeft dat ik vrij ben om mijn werk zelf in te delen.

Later leg ik je uit waarom ik zo ben gaan werken. Maar laten we eerst nog meer om dit gegeven heen blijven bewegen. Wat betekent het hebben van een agenda dat vrijwel leeg is. Wat voor voordeel heeft het om je agenda niet helemaal vol te stouwen met taken?

Het heeft vele voordelen maar wat ik vooral belangrijk vindt is het ervaren van controle over mijn werk.

In mijn agenda staan de taken die echt moeten, die urgentie hebben en gedaan moeten worden, vaak zijn het structurele taken zoals het boeken van bonnen, het roosteren van medewerkers, het sturen van facturen en het betalen van de medewerkers maar ook de nodige afspraken, veel van mijn werk bestaat uit het aansturen van mijn medewerkers en in gesprek gaan met mijn klanten. Om de zoveel tijd komen die afspraken in mijn agenda en de rest...de rest hou ik het liefst leeg.

En wat met al de vrije ruimte in mijn agenda dan? Hoe zorg ik ervoor dat ik effectief met mij tijd om ga hoor ik je stilletjes afvragen.

Laat ik zeggen dat de taken die erbij komen bestaan uit werkzaamheden die toe doen, het is werk dat diep van binnen komt, werk dat toe doet omdat het werk is dat pas van zich laat spreken als de urgentie daar is Het is dus noodzakelijk werk zoals vandaag. Wat kwam vanochtend in mijn agenda terecht waren de volgende taken:

- planten water geven

- stofzuigen van de activiteitenruimte

- opruimen kantoor.

Je zou kunnen denken dat dat geen bijzonder belangrijke taken zijn want ze hebben niets te maken met het aantrekken van nieuwe klanten of strategisch denken over hoe om te gaan met mijn personeel maar dan heb je het mis. Het in orde maken van mijn werkomgeving zie ik als een belangrijke taak want als mijn kantoor een rommel is kan ik mij niet goed concentreren en als de activiteitenruimte niet in orde is kunnen mijn medewerkers niet goed uit hun voeten met de activiteiten die ze willen uitvoeren.

Laat ik het nog meer verduidelijken.

Mijn taak binnen mij eigen bedrijf is niets anders dan dienstbaar zijn aan het primair proces, wat voor een prachtvoorbeeld is het als de baas de werkruimte zelfstandig staat schoon te maken, het gaat hier niet alleen maar om dienstbaarheid maar ook om het geven van een goede voorbeeld.

Als ik laat zien dat ik waarde echt aan orde heeft dit een krachtige uitwerking op mijn medewerkers, althans...dat hoop ik. Als baas heb je een voorbeeld functie en dat komt tot uiting door hoe je in het leven staat. Wat deed ik vandaag nog meer met de vrije tijd in mijn agenda?

Ik houd van water, het liefst golfsurfen, dat doe ik al 30 jaar maar nu dat ik bijna 50 ben (aanstaande november) merk ik dat de drang om ook in de winter te surfen minder is geworden, beschouw me maar als een mooi weer surfer want dat is wat ik met de jaren ben geworden, ik zit er niet mee, ik weet waar mijn behoeftes liggen en mij voor iemands bewijzen hoef ok al lang niet meer. Zonder water kan ik niet leven, ik moet het water in, het liefst dagelijks, het is een kwaal dat in de familie zit (mijn broer is professioneel kitesurfer)

Dus probeer ik minstens 2 x per week aan banen zwemmen te doen en ik sta regelmatig onder de douche.

Wat ik vanochtend heb gedaan met de vrije ruimte on mijn agenda?

Juist...dat

En gisteren ook....

Werken? Ja..zwemmen is zeker werken, het is niet makkelijk om een uur lang borst crawlend je weg te vinden tussen de vriendelijke doch uiterst vervelend in de weg zittende praatgrage daaluur zwemmers, het is een uitdaging op zich om de overkant te halen zonder mensen aan te raken. En toch is het heerlijk werken.

Werken omdat het zwemmen voor mij gelijk staat aan een aantal doelen, denk aan het opbouwen van doorzettingsvermogen, het werken aan conditie, tussen de mensen bewegen (inclusie, zowel letterlijk als figuratief)